A melhoria contínua deixou de ser um privilégio e passou a ser uma obrigação para as empresas, independentemente do cenário e da modalidade de negócio. Esse aspecto tem reforçado nas organizações a necessidade de apostar na monitoração dos processos de TI.

Com a transformação digital cada vez mais presente no dia a dia, é fundamental aproveitar os recursos tecnológicos de maneira estratégica para melhorar a qualidade dos serviços e oferecer ao público-alvo uma experiência de alto nível, fator primordial para expandir as vendas e a fidelização.

Neste artigo, vamos destacar vários detalhes sobre como mapear processos no setor de Tecnologia da Informação. O objetivo é mostrar como aproveitar as potencialidades da TI para atingir uma performance notável. Confira!

Mapeamento de processos de TI: o que é?

Consiste em uma prática que tem como principal meta implantar a governança no uso dos recursos tecnológicos. Em outras palavras, é uma atividade que prioriza um gerenciamento efetivo das soluções de TI.

Para isso, o mapeamento de processos cria um roteiro de todas as atividades do setor de Tecnologia da Informação em uma companhia. Assim, elabora um documento que permite verificar os serviços prestados por esse segmento para as demais áreas da corporação. Além disso, a partir de um mapeamento de processos de TI, é viável estabelecer padrões de atendimento, o que contribuem bastante para os serviços serem executados com mais eficiência e agilidade.

Outro ponto positivo é possibilitar uma avaliação precisa dos trabalhos, criando um ambiente favorável para a identificação de gargalos e de medidas que possam ser adotadas rapidamente para eliminá-los. Isso é fundamental para aperfeiçoar os serviços e otimizar o uso da tecnologia.

Mapeamento de processos de TI: quando fazer?

Trata-se de uma iniciativa que deve ser feita periodicamente, de acordo com a necessidade da instituição. O ideal é fixar um intervalo (mês, trimestre, semestre etc.) para ter uma dimensão maior de como estão sendo utilizados os ativos de TI.

À medida que a infraestrutura tecnológica é mais complexa, o mapeamento de processos de TI deve ser executado em um intervalo menor. Afinal, a adoção de soluções (softwares, hardwares, servidores, recursos de segurança, entre outras) passa a ter um valor inestimável para a empresa ser mais competitiva.

Com uma análise mais precisa de como as ferramentas tecnológicas estão sendo empregadas, maiores são as chances de evitar problemas relacionados com a indisponibilidade de sistemas, a falta de integração entre os softwares e o roubo ou vazamento de informações. Além disso, essa iniciativa ajuda a equipe de TI a ser mais ágil ao enfrentar vulnerabilidades e brechas de segurança.

Mas afinal, como fazer o mapeamento de processos de TI?

Muitos gestores têm dúvidas sobre como executar o mapeamento de processos de TI de forma impecável. Para te ajudar a fazer essa ação com maestria no seu negócio, vamos indicar as medidas necessárias com foco no uso adequado das ferramentas de Tecnologia da Informação. Acompanhe!

Defina os objetivos do mapeamento

Em virtude do papel cada vez mais estratégico da tecnologia no mundo corporativo, o mapeamento dos processos de TI deve levar em consideração as necessidades do setor e as principais metas da empresa.

Ou seja, precisa fazer uma análise ampla de como as soluções tecnológicas podem agregar valor ao negócio. O mapeamento pode, por exemplo, verificar como a implantação de um novo sistema está contribuindo para melhorar as unidades de uma rede de farmácias.

Também pode ser estabelecido como objetivo analisar quais os softwares e equipamentos podem ser substituídos, com a intenção de buscar alternativas para uma empresa estar mais conectada com os preceitos da transformação digital.

Identifique as entradas e saídas

Um elemento vital do mapeamento de processos de TI é verificar as entradas e saídas, ou seja, os elementos que envolvem os trabalhos necessários no desenvolvimento de produtos ou serviços para os clientes internos ou externos.

Ao executar essa tarefa, uma empresa tem mais condições de entender como está a cadeia de trabalho, fator essencial para constatar se as atividades estão sendo executadas de acordo ou acima das expectativas.

Um caso de entradas pode envolver, por exemplo, os dados brutos e desorganizados. Nessa situação, o processo é fazer com que essas informações sejam devidamente estruturadas e disponíveis em relatórios que viabilizem uma tomada de decisão ágil e precisa.

Identifique as atividades e componentes de processos

 

É válido ter uma noção clara das atividades desenvolvidas para executar as entregas, porque isso contribui para um mapeamento de processos abrangente e capaz de agregar valor ao negócio.

Essa prática também ajuda a identificar os componentes (recursos vitais para as tarefas serem realizadas de forma adequada), como funcionários, ativos de TI, rede interna, entre outros. Ao ter uma noção dos trabalhos a serem feitos e dos meios necessários para realizá-los, fica mais fácil avaliar o que pode ser corrigido e os investimentos indicados para aprimorar a performance.

Inclua os possíveis riscos

A segurança da informação se tornou uma das prioridades para muitas empresas em virtude principalmente das mudanças provocadas pela transformação digital e a pandemia do Coronavírus (Covid-19), por exemplo.           

Por isso, um mapeamento de processos de TI tem a obrigação de buscar informações sobre os riscos de surgirem vulnerabilidades que podem abrir brechas para cibercriminosos invadirem a rede corporativa e roubarem dados.

Essa iniciativa se tornou ainda mais relevante com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que prevê multas de até R$ 50 milhões em situações que envolvam o roubo ou o vazamento de informações.

Documente a infraestrutura

Uma das ações mais essenciais para um mapeamento de processos de TI contempla a documentação da infraestrutura, que consiste não apenas em listar os equipamentos tecnológicos empregados na execução dos serviços, mas também a finalidade de cada um deles no dia a dia da companhia.

Ao documentar a infraestrutura, uma empresa terá mais condições de, por exemplo, estipular como fazer as manutenções preventivas e corretivas de forma adequada. Isso é importante para evitar paradas prolongadas, o que é muito ruim para o atendimento ao público-alvo e, dependendo do caso, para as vendas.

Escolha os indicadores para monitorar

A partir da adoção de indicadores a serem monitorados, é possível saber se as atividades estão sendo realizadas corretamente. Essa iniciativa colabora bastante para verificar se um determinado processo precisa ser reformulado de forma prioritária para atingir um bom desempenho.

Vale ressaltar que é preciso ter indicadores que realmente contribuam para o mapeamento dos processos de TI serem devidamente executados. Caso haja um excesso de itens a serem avaliados, isso vai dificultar uma análise mais concreta do que deve ser aprimorado.

Se está em busca de um conhecimento mais profundo sobre as melhores estratégias no segmento de TI, sugerimos acompanhar outros artigos em nosso blog. Afinal, informação de qualidade sempre nos ajuda a identificar oportunidades de melhoria.